Principaux enseignements du Rapport de sourcing des planificateurs Cvent 2025

L’univers de l’événementiel d’entreprise est en pleine mutation, avec des planificateurs qui s’aventurent au-delà de la simple organisation d’événements. Selon le Rapport de sourcing des planificateurs Cvent 2025, la majorité des professionnels du secteur anticipent une augmentation de leurs responsabilités, notamment en termes de gestion des programmes hôteliers transitoires privilégiés par leur entreprise. Cette gestion intensive occupe une part significative de leur temps de travail, influençant directement leurs méthodes de sélection et d’évaluation des lieux potentiels pour la tenue de réunions. Les technologies numériques se révèlent être des outils incontournables pour faciliter cette tâche, grâce à une utilisation accrue des recherches en ligne et des retours d’expérience fournis par les pairs. Enfin, les contraintes budgétaires, bien que déterminantes, n’empêchent pas les planificateurs d’envisager une flexibilité financière pour garantir l’usage de lieux préférés, soulignant un paysage en constante évolution où le choix du lieu revêt une importance cruciale.

Le Rapport de sourcing des planificateurs Cvent 2025 met en lumière les défis auxquels font face les organisateurs d’événements d’entreprise. L’étude révèle que 66% des planificateurs devront gérer davantage de réunions en 2025 par rapport à 2024. De plus, 70% sont impliqués dans la gestion des programmes d’hôtel transitoires, une tâche qui prend une grande partie de leur temps.

La recherche en ligne est essentielle pour eux, avec 49% consacrant plus de temps à étudier les spécifications des espaces de réunion. Les images et vidéos en ligne jouent un rôle crucial dans les décisions, influençant 47% des soumissions de propositions (RFP).

Quant aux budgets, bien que la maîtrise des coûts soit une préoccupation majeure pour 61% des planificateurs, une grande part est prête à augmenter le budget pour s’assurer de leur hôtel préféré, certains jusqu’à 20%.

Concernant les lieux d’événements spéciaux, la satisfaction des participants prime après le coût total, avec un intérêt marqué pour des lieux variés tels que les restaurants (37%), les galeries d’art (26%), et les vignobles (24%).

Les nouvelles tendances dans la planification des réunions

Selon le récent Rapport de Sourcing des Planificateurs 2025 publié par Cvent, le paysage de la planification événementielle continue d’évoluer de manière significative. Dans ce contexte en pleine mutation, 66 % des planificateurs interrogés prévoient de gérer davantage d’événements en 2025 qu’en 2024. Il est également intéressant de noter que plus de 70 % d’entre eux s’occupent également de la gestion des programmes hôteliers transitoires de leur entreprise, avec 87 % affirmant que cela occupe la majeure partie de leur temps de travail.

Par ailleurs, l’importance croissante de la recherche en ligne sur les fournisseurs a transformé la manière dont les planificateurs choisissent les sites potentiels. Avec 49 % passant plus de temps que jamais à rechercher en ligne les spécifications et les diagrammes des espaces de réunion, il devient évident que la technologie joue un rôle central dans le processus de décision. Les photos et vidéos en ligne des propriétés, consultées par 35 % des répondants, influencent également de manière décisive le choix des emplacements d’événements.

Flexibilité budgétaire et gestion des coûts

Un des aspects intrigants du rapport concerne la flexibilité budgétaire des planificateurs. Bien que 61 % des répondants s’inquiètent principalement de la hausse des coûts pour 2025, nombreux sont ceux prêts à ajuster leurs budgets pour garantir leur première option hôtelière. Une majorité accepterait même d’augmenter le budget d’un événement de 11 à 20 % afin d’être accueillis par leur établissement préféré durant les dates souhaitées. Cette volonté d’investir plus pour un lieu spécifique montre l’importance accordée à la qualité et à l’expérience des participants.

D’autre part, la possibilité de réaliser des économies a également été examinée. Les planificateurs sont prêts à envisager de changer de lieu pour réaliser des économies importantes, même s’il s’agit d’une seconde option. Si une propriété offrait des économies allant de 11 à 20 %, ils se diraient disposés à opter pour celle-ci, mettant ainsi en lumière l’importance de la gestion efficace des coûts.

Choix des lieux pour les événements spéciaux

Après le coût total, le satisfaction des participants apparaît comme un critère primordial pour évaluer le succès d’un événement. Cet aspect a mené à une diversification des lieux sélectionnés pour des événements spéciaux. Les restaurants représentent une option privilégiée pour 37 % des planificateurs, tandis que les galeries d’art et les stades suscitent chacun l’intérêt de 26 % d’entre eux. Les choix variés témoignent du désir d’offrir des expériences uniques et mémorables aux participants.

La recherche de lieux atypiques, comme les vignobles, les théâtres ou même les aquariums, reflète une stratégie délibérée pour améliorer l’engagement des participants. Ces lieux originaux, en plus de procurer une expérience enrichissante, contribuent à renforcer l’image des événements organisés, et témoignent d’une approche plus imaginative et personnalisée dans la conception des réunions de l’avenir.