Pourquoi tant de planificateurs s’opposent-ils à la gestion stratégique des réunions ?
Dans le domaine dynamique de l’événementiel, la mise en œuvre d’une gestion stratégique des réunions pourrait sembler une évidence pour maximiser le retour sur investissement. Pourtant, cette approche éprouvée, introduite il y a plus de vingt ans, reste sous-exploitée par de nombreuses entreprises, surtout les plus petites. Ce phénomène est principalement dû à la résistance au changement des planificateurs, dont le travail autonome est perçu comme limité par ces structures stratégiques. Le manque de ressources, qu’il s’agisse de budget, de temps ou de personnel, contribue également à ce défi, tout comme l’absence de soutien des dirigeants. Les réunions représentent une pierre angulaire de la stratégie d’entreprise, et pourtant, beaucoup hésitent à adopter ces méthodologies, souvent vues comme trop complexes ou contraignantes.
Le programme de gestion stratégique des réunions (SMM) a été introduit en 2003 pour maximiser le retour sur investissement lors des réunions. Cependant, ce cadre continue d’être adopté principalement par des entreprises de grande taille. Les obstacles majeurs incluent la résistance au changement, car de nombreux planificateurs perçoivent les processus SMM comme une contrainte créative. Pour les petites organisations, le manque de ressources et de soutien de la direction entrave l’adoption. La complexité du programme décourage souvent sa mise en place sans expertise dédiée. Malgré ces défis, l’intégration d’éléments tels que la digitalisation et la soutenabilité peut transformer la façon dont les réunions sont gérées.
Les raisons de la résistance à la gestion stratégique des réunions
La gestion stratégique des réunions, bien qu’elle soit introduite depuis plusieurs années, reste une méthodologie peu adoptée. Le principal obstacle repose souvent sur une résistance au changement. De nombreux planificateurs ont des habitudes bien ancrées et voient l’implémentation d’un tel cadre comme une menace à leur créativité et à leur autonomie. Imaginez-vous être un artiste habitué à travailler seul, soudainement contraint par des directives de groupe ; un sentiment similaire d’enfermement émerge chez certains planificateurs. Souvent perçue comme une contrainte, la gestion stratégique remet en question des méthodes indépendantes et traditionnelles. Un changement de paradigme est pressenti mais non palpable pour beaucoup.
Ressources et leadership : les enjeux cruciaux
Dans le cas des plus petites structures, des défis sont visibles avec la mise en œuvre de cette gestion. Ces organisations font souvent face à des limitations en termes de ressources, qu’il s’agisse de faibles budgets, d’un manque de temps ou d’un personnel insuffisant pour gérer un tel changement. Les planificateurs peuvent percevoir la gestion stratégique comme complexe et difficile à mettre en place sans les ressources appropriées. Il est crucial d’avoir l’adhésion des dirigeants : sans un soutien du leadership, les planificateurs manquent de la dynamique nécessaire pour impulser cette transformation. L’absence de soutien de la part des cadres supérieurs peut paralyser tout effort de changement, non seulement dans la planification des réunions mais dans toute tentative d’innovation.
Le passage à une gestion stratégique revisitée
Transformer la gestion stratégique peut sembler déroutant à première vue, mais de nombreux experts conseillent de la découper en morceaux gérables. Le nouveau cadre imaginé par la Global Business Travel Association, intitulé « la roue », adopte un angle fractionné, introduisant des éléments tels que le devoir de vigilance, la sécurité des réunions et la durabilité, tous gérables séparément. La digitalisation se révèle également incontournable, métamorphosant la manière dont les planificateurs approchent la gestion stratégique. Les outils numériques modernisent les processus, réduisant erreurs et tâches manuelles, tout en offrant une vision analytique claire des données de réunion. L’intégration de la durabilité comme priorité essentielle démontre une conscience croissante des enjeux environnementaux dans la stratégie événementielle.
