Boîte d’événementiel : ce qu’il faut savoir pour créer son agence

Il vous tient à cœur de créer votre propre boîte d’événementiel ? C’est une aventure passionnante pour qui a le sens de la fête et le goût des grands rassemblements. Sachez que le métier d’organisateur d’événements est fait pour vous si en plus d’être passionné par la création de projets événementiels, vous êtes débrouillard, rigoureux et que vous savez gérer le stress. Vous avez le choix entre ouvrir une boite d’événementiel en franchise ou en indépendant. A travers ce guide, prenez notes des meilleurs conseils d’acquisition et de fidélisation de votre clientèle en tant qu’agence événementielle.

Une boîte d’événementiel : quelles sont ses prestations ?

Faisant partie d’une bonne stratégie de communication, l’animation d’événement est primordiale pour les entreprises. Ayant beaucoup à apporter à leur image de marque, les événements d’entreprise ont cette capacité à marquer les esprits. La certitude d’avoir un événement sur mesure est d’ailleurs une des raisons qui amènent les organisations à faire appel à une agence événementielle.

Au-delà de l’expérience, la mise en place d’événements professionnels exige effectivement un niveau élevé de créativité et un savoir-faire éprouvé pour qu’elle soit réussie. Cela vaut pour tous les types d’événements, qu’il s’agisse de soirées d’entreprise, d’un salon, d’un lancement de produit, d’un team building, etc.

Une entreprise d’événementiel : avec qui travaille-t-elle ?

Pour l’organisation de séminaires d’entreprise, une boîte d’événementiel s’entoure généralement d’un chef de projet, chargé du volet commercial, mais aussi d’orchestrer l’ensemble de l’événement. Elle collabore avec un directeur de production qui joue le rôle d’intermédiaire entre l’agence et les différents prestataires.

Tout l’aspect technique sera du ressort d’un régisseur. Enfin, recruter un designer peut être utile pour la création de maquettes. Elles encouragent les clients à se projeter sur la prestation si elle est réalisée. Les principales missions d’une agence événementielle sont de mettre en place l’organisation de séminaires de A à Z et de faire vivre des moments forts aux participants. Ses compétences seront mises au service du bon déroulement de l’événement, y compris des animations.

Recherche de financement : étape 1 de la création d’une boîte d’événementiel

Il vous faut déterminer dans un premier temps vos fonds propres, et dont vous êtes en mesure d’allouer à votre projet. Durant les premiers mois, ce sont eux qui vous permettront de tenir. Il est possible par la suite de solliciter des business angels de votre localité ou un crowdfunding. Autre option : un crédit auprès d’une banque. Ce financement vous aidera à rassembler votre matériel et à aménager votre local… Notez qu’à destination des repreneurs d’entreprise et des créateurs, il existe des aides comme le prêt à taux zéro ou l’exonération des charges sociales.

L’étude de marché : étape 2 avant de se lancer dans la création d’une boîte d’événementiel

C’est lors de cette phase que vous aurez une meilleure appréhension des enjeux auxquels vous devez faire face. Elle permet en même temps de cerner les marchés plus porteurs et qui fonctionnent mieux.

Entre l’organisation de salons, de soirées privées, d’événements festifs, de séminaires et de convention d’entreprise ou d’un wedding planning… demandez-vous quels types d’événements sont les plus demandés et quelles difficultés y sont rencontrées. Exploitez les tendances du marché et ayez une spécialisation. En effet, le meilleur moyen de vous distinguer de la concurrence est de se positionner sur une niche spécifique. Cela permet surtout de séduire plus facilement sa cible.

Où implanter son agence événementielle : l’étape 3 avant de monter sa société

Pensez évidemment à établir votre boite d’événementiel dans une localité où sera présente votre cible. Si vous comptez des professionnels parmi vos prospects, l’idéal est d’implanter votre agence dans un quartier d’affaires. Une zone résidentielle sera bien entendu propice aux événements privés de haut standing et ainsi de suite. Identifiez les attentes de vos cibles et assurez-vous que la demande ne soit pas encore satisfaite. Le cas contraire, la zone d’implantation que vous envisagez est certaine de ne plus supporter un nouvel entrant.

Le business plan : étape 4 de la création d’une boîte d’événementiel

Ce document reprend dans les grandes lignes votre projet et détaille votre concept, le plan marketing, les prévisions financières et l’étude de marché. Sa partie rédigée présente les atouts de votre projet et la partie chiffrée, sa rentabilité potentielle.

Le plan marketing : l’étape 5 avant la création de votre société

Les actions à réaliser pour acquérir et fidéliser vos clients sont à inventorier dans un plan marketing. La création d’un site internet s’annonce inévitable. Affichant les commentaires des clients satisfaits, il servira de vitrine pour mettre en avant vos réalisations. N’hésitez pas à conforter votre présence sur le web par le biais des réseaux sociaux. LinkedIn est, entre autres, judicieux si vous êtes dans la niche congrès et séminaires d’entreprise.